Согласно ст. 330 ГК РФ за нарушение договорных обязательств может быть предусмотрена уплата должником кредитору неустойки (штрафа, пени), которая может быть внесена добровольно или взыскана в судебном порядке.
В бухгалтерском учете организации-кредитора (поставщика товаров, исполнителя работ, услуг) полученные штрафы и пени за нарушение условий договора признаются прочим доходом (п. 7 ПБУ 9/99) и принимаются к учету в суммах, присужденных судом или признанных должником, в том отчетном периоде, в котором вынесено судом решение о взыскании или они фактически признаны должником (п. 10.2 ПБУ 9/99).
Согласно п. 3 ст. 250 НК РФ суммы санкций за нарушение договорных условий и суммы возмещения убытков или ущерба включаются во внереализационные доходы при условии, что они признаны должником либо присуждены решением суда.
О том, какие действия являются признанием долга, в НК РФ не уточняется. Как правило, организации оформляют документы, подтверждающие признание должником штрафных санкций и позволяющие определить размер суммы признанной задолженности, например, двусторонний акт, подписанный сторонами, письма должника или иные документы, подтверждающие факт нарушения обязательства и позволяющие определить размер суммы, признанной должником.
Наличие таких документов позволяет однозначно определить сумму претензии, признанную должником и соответственно включить ее во внереализационные доходы.
В том случае, если таких документов нет, следует руководствоваться положениями заключенных договоров. Так, согласно положениям типового договора по организации перевозок грузов, заключенного между Исполнителем и Заказчиком, в случае допущения Заказчиком простоя Вагонов сверх сроков, установленных в пункте * Договора, на станции погрузки/выгрузки Исполнитель вправе потребовать от Заказчика штраф за сверхнормативное пользование Вагонами в размере: 100 рублей в сутки за один Вагон до даты отправления Вагонов, а также возмещения иных расходов Исполнителя, возникших в связи с простоем Вагонов. В случае несогласия Заказчика со временем простоя, заявленным Исполнителем, Заказчик предоставляет Исполнителю заверенные Заказчиком копии железнодорожной накладной относительно прибытия Вагона и квитанции о приеме Вагона к перевозке при его отправлении. При непредставлении Заказчиком вышеуказанных документов в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня выставления Исполнителем счета на оплату простоя, количество суток простоя считается признанным Заказчиком, и счет подлежит оплате в полном объеме.
Таким образом, исходя из условий договора, в случае отсутствия возражений у Заказчика по выставленным ему претензиям, по истечении 10 дней претензия считается признанной должником, следовательно, сумма выставленной претензии с этого момента должна быть полностью включена в доходы в бухгалтерском и налоговом учете.
При этом мы рекомендуем Обществу, при выставлении претензии Заказчику, направлять ее почтовым отправлением с уведомлением или нарочно, с получением отметки секретариата Заказчика о получении. Вместе с тем, существует мнение Минфина России, что отсутствие ответа на требование об уплате штрафных санкций приравнивается к признанию долга (Письмо Минфина России от 20.06.2005 N 03-03-04/2/5). Финансовое ведомство разъясняет, что если организация не получает возражений должника на требование об уплате штрафных санкций, то такие санкции подлежат включению во внереализационные доходы. Однако это мнение не подкреплено положениями ГК РФ, так гражданское законодательство не содержит положения о том, что если ответа на претензию не получено, это означает согласие с ней.
Есть судебное решение, в котором указано, что о признании должником штрафных санкций свидетельствует оплата части претензии. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 22.06.2007 по делу N А56-28963/2006 суд указал, что моментом признания долга является совершение должником конкретных действий по исполнению обязательства, которые свидетельствуют о признании долга. В данном случае такими действиями явилась уплата части претензии. Данная позиция также может считаться спорной, так как оплата части претензии еще не означает ее признание в полном объеме.
Таким образом, наиболее правильным и наименее рискованным является такой порядок выставления претензий, когда дополнительно оформляются документы (письма, акты и др.), подтверждающие признание должником штрафных санкций и позволяющие определить размер суммы признанной задолженности.
В случае отсутствия таких документов возникает значительная финансовая нагрузка, в связи с тем, что в налоговом учете суммы претензий «без ответа» по истечении 10 дней подлежат полному включению в доходы организации. | 
